Netcetera ist ein Anbieter von massgeschneiderter Software und beschäftigt an fünf Standorten mehr als 350 Mitarbeiter. In geographisch gemischten Projekt- Teams arbeiten die Mitarbeiter in Zürich, Bern, Vaduz, Skopje und Dubai über Büro- und Landesgrenzen hinweg täglich zusammen. Die verschiedenen Standorte bringen der Firma zwar Vorteile bei den Produktionskosten und der Nähe zu Kunden- und Arbeitsmärkten, stellen aber auch eine Herausforderung bei der Zusammenarbeit und für die Organisationskultur dar.
Seit ein paar Jahren steht uns mit Goto- Meeting von Citrix ein Werkzeug zur Verfügung, das Video Conferencing und Screen Sharing kombiniert und mit wenigen Handgriffen von jedem Mitarbeiter eingesetzt werden kann. Sei es beim Vier-Augen-Code-Review zwischen zwei Entwicklern in Zürich und Skopje bis hin zu Geschäftsleitungssitzungen.
Bei unseren Kundenprojekten setzen wir inzwischen meistens auf Scrum und andere agile Praktiken. Während ein Scrum-Team nach Lehrbuch möglichst im gleichen Raum arbeiten sollte, um die Kommunikationswege kurz und unkompliziert zu halten, ist dies bei geographisch verteilten Teams nur zum Teil möglich. Video-Conferencing und Screen-Sharing können aber diese Nachteile gezielt lindern, vorausgesetzt ihr Einsatz ist einfach und die Werkzeuge stehen allen zur Verfügung. Bei den täglichen Standup-Meetings in einem Scrum-Projekt ist es beispielsweise sehr wichtig, dass Video-Conferencing und Screen-Sharing in wenigen Augenblicken eingerichtet sind. Die Treffen dauern oft nicht länger als eine Viertelstunde und sollten deshalb äusserst produktiv abgewickelt werden. Das klassische Scrum-Board wird bei uns ersetzt durch das webbasierte Jira Agile von Atlassian. Das Team plant darin die nächste Entwicklungs-Iteration und bespricht täglich den persönlichen Fortschritt. Mittels Screen-Sharing sehen alle Anwesenden die gleichen Informationen. Es ist dabei egal ob der Mitarbeiter im Büro in Zürich, in Skopje oder im Home-Office in Winterthur ist.
Doch längst nicht alle Aspekte der Zusammenarbeit können digitalisiert über die Leitung gehen. Verteilte Projekt- Teams werden deshalb bei uns ermutigt, sich möglichst bald nach Projektstart persönlich an einem der Standorte zu treffen und für ein paar Tage direkt zusammen zu arbeiten. Dabei lernen sich alle mit allen Sinnen besser kennen und die gegenseitige Akzeptanz wächst. Beim gemeinsamen Nachtessen nach der Arbeit wird zudem ein Team-Geist gebildet, was allein über die Distanz nicht möglich wäre. Der persönliche Kontakt bleibt somit die Grundvoraussetzung für schnelle und gute Kooperation.
Bei virtuellen Meetings ist eine disziplinierte Sitzungsleitung wesentlich. Bereits kleine Vezögerungen oder Beeinträchtigung bei der Sprach-Verbindung irritieren die Anwesenden und verlangen höchste Konzentration. Sind die Teilnehmer dann noch undiszipliniert und fallen sich gegenseitig ins Wort, verstärkt dies die Kommunikationsprobleme noch. Darum sollte auch sorgfältig abgewogen werden, welche Meetings mittels Video-Conferencing durchgeführt werden und welche nicht. Scrum kennt z.B. die Retrospektive, eine Zusammenkunft, wo alle Teammitglieder die vergangene Iteration reflektieren und darüber nachdenken sollen, in welchen Aspekten man als Team bereits eine hohe Maturität erreicht hat und wo man sich noch verbessern kann. Diese offene Aussprache kann je nach Persönlichkeit bereits sehr viel Überwindung kosten, wenn sich alle Teilnehmer im gleichen Raum befinden. Diese Hürde wird jedoch noch höher, wenn man die anderen Team-Mitglieder nur am Bildschirm sieht und nicht die Feinheiten der Körpersprache oder Mimik erkennen kann.
Video-Conferencing und webbasierte Werkzeuge erlauben uns heute, effizient und standortübergreifend zu kooperieren. Sehr wichtig bleibt jedoch, sich von Zeit zu Zeit auch persönlich zu treffen, um die Kommunikation und eine gemeinsame Kultur wirklich zu fördern.